A conexão entre prazos e jornalismo é óbvia: esta coluna jamais teria sido escrita sem um. Mas os prazos são essenciais para toda organização. São um antídoto contra a procrastinação, lidam com o problema dos retornos decrescentes e estabelecem o ritmo de um ambiente de trabalho, coordenando as atividades de muitas equipes e indivíduos.

Primeiro, a procrastinação. A tendência de adiar as coisas sem um bom motivo é parte fundamental da condição humana. Hesíodo, poeta da Grécia antiga, alertava que os ociosos corriam o risco de nunca encher seus celeiros.

Um artigo escrito publicado cerca de 2.700 anos depois, por Brenda Nguyen e coautores, da Universidade de Lethbridge, constata que as coisas não mudaram muito desde então (além dos celeiros). Em uma pesquisa com cerca de 22 mil indivíduos, eles descobriram que a disposição para procrastinar está associada a rendas mais baixas e menor empregabilidade.

Em outro artigo, Piers Steel e coautores, da Universidade de Calgary, analisaram o comportamento de árbitros trabalhistas responsáveis por solucionar disputas entre empregados e empresas no Canadá. Os árbitros têm muito controle quando se trata de redigir suas decisões: podem, na prática, estabelecer seus próprios cronogramas. Também se espera que ajam rapidamente para resolver os casos.

Os que pontuaram um desvio padrão acima da média em procrastinação autodeclarada levaram 83 dias para redigir decisões, em comparação com 26 dias para aqueles um desvio padrão abaixo da média.

As pessoas têm várias técnicas para se motivar. Um estudo de Hengchen Dai e seus colegas, da Universidade da Califórnia em Los Angeles, analisou um site no qual as pessoas se comprometem a alcançar determinadas metas. Eles descobriram que os compromissos têm mais chance de serem assumidos no início de um ano, mês ou semana, após aniversários e até mesmo após feriados. Marcos no calendário parecem dar às pessoas a chance de abandonar seu antigo eu e começar de novo.

As empresas não precisam esperar a virada do ano, e podem impor seus próprios prazos. Um artigo publicado em 2022 por Steffen Altmann e coautores, da Universidade de Würzburg, investigou o que acontecia quando clínicas odontológicas variavam os lembretes de check-up enviados aos pacientes, prometendo brindes, como um kit dental gratuito, para quem agendasse consultas em um determinado período.

Pessoas que não receberam um prazo foram menos receptivas do que aquelas que receberam uma data-limite. Mesmo sem a atração da recompensa, o simples ato de especificar um prazo parecia motivar as pessoas a marcar a próxima consulta.

O segundo papel que os prazos desempenham é encerrar o trabalho quando não há mais nada a ganhar com sua extensão. Quando Eric Schmidt, ex-CEO do Google, foi questionado sobre sua receita para tomar boas decisões, sua resposta foi não aceitar pedidos para ampliar prazo.

A discordância garante que as pessoas discutam os assuntos; o prazo impede que fiquem tagarelando para sempre. O estudo de Altmann sobre clínicas odontológicas inclui uma pesquisa na qual a maioria dos entrevistados disse preferir prazos mais curtos aos generosos, aparentemente cientes de que eram mais propensos a esquecer de um prazo longo. De fato, prazos mais curtos para agendar consultas de check-up geraram respostas mais pontuais dos pacientes.

A terceira função que os prazos cumprem é criar expectativas compartilhadas dentro e entre organizações sobre quando o trabalho deve ser concluído. Um artigo de Natarajan Balasubramanian e coautores, da Universidade de Syracuse, analisou o efeito dos prazos no registro de patentes.

Eles descobriram que os pedidos de patentes de inventores individuais não apresentavam padrões específicos ao longo do ano, mas que havia picos de atividade de registro de patentes corporativas no final de meses, trimestres e anos fiscais. Esses agrupamentos de pedidos estavam vinculados a prazos dentro das empresas: quando as companhias mudavam seus anos fiscais, por exemplo, os padrões de registro também mudavam.

Os prazos de planejamento e relatórios corporativos, assim como os ciclos de faturamento de escritórios de advocacia externos, estabeleciam um ritmo. Os departamentos de patentes dançavam conforme essa música.

No entanto, os prazos podem ter efeitos colaterais prejudiciais. Podem corroer o senso de autonomia das pessoas, distrair de objetivos de longo prazo e, mais obviamente, arriscam que o trabalho seja feito às pressas.

O estudo de Balasubramanian sobre patentes, por exemplo, constatou que pedidos registrados mais perto do final do mês tinham mais chance de serem considerados incompletos pelo Escritório de Patentes e Marcas dos Estados Unidos devido à falta de documentação. Mas qualquer prazo é melhor do que nenhum. (A menos que você tenha realmente odiado esta coluna.)

Texto de The Economist, traduzido por Helena Schuster, publicado sob licença. O artigo original, em inglês, pode ser encontrado em www.economist.com